Wprowadzanie danych (indeksacja)

Samo zeskanowanie papierowego dokumentu to połowa sukcesu. Aby móc nim sprawnie zarządzać będzie musiał zostać opisany przez odpowiednie metadane aby było możliwe jego skatalogowanie oraz późniejsze odszukanie. W przypadku faktury kosztowej będzie to jej numer, data i kwota. Elektroniczną teczkę osobową opiszemy natomiast imieniem i nazwiskiem oraz numerem PESEL pracownika.

W zależności od tego czy indeksowane dokumenty są ustrukturyzowane oraz czy szukane dane zostały na nich nadrukowane czy zapisane odręcznie należy wybrać odpowiednią metodę przeprowadzenia indeksacji. Jeżeli są to identyczne formularze, na których dane znajdują się zawsze w tym samym miejscu proces można zautomatyzować przy użyciu oprogramowania OCR. W przypadku dokumentów opisanych ręcznie automatyzacja jest uzasadniona ekonomicznie tylko przy bardzo dużych projektach. W przypadku mniejszych ilości dokumentów dane indeksuje się ręcznie.

Etap indeksacji dokumentów można również zautomatyzować przy użyciu kodów kreskowych i kodów QR. W dobrze zaprojektowanym cyklu życia dokumentu kluczowe informacje zostaną na nim w ten sposób nadrukowane już na etapie jego generowania. Nasze skanery odczytują takie kody podczas skanowania dzięki czemu możemy wykonać cały proces digitalizacji szybciej i taniej.

Oferujemy:

  • ręczną indeksację dokumentów, zarówno elektronicznych jak i papierowych, w języku polskim i angielskim oraz rygorystyczną kontrolę jakości zindeksowanych wartości,
  • automatyczną indeksację ustrukturyzowanych dokumentów i weryfikację jej rezultatów,
  • sformułowanie i zastosowanie reguł logicznych w celu zapewnienia poprawności i integralności danych (np. weryfikacja poprawności numerów NIP),
  • przygotowanie szczegółowych raportów dotyczących zindeksowanych danych.

Nasz zespół doświadczonych operatorów wprowadza przy użyciu specjalistycznego oprogramowania i sprzętu miliony znaków każdego miesiąca.